As ajudas de custo são montantes pagos aos trabalhadores para cobrir, no todo ou em parte, as suas despesas em serviços pontuais em representação da empresa. Podem aplicar-se a deslocações, refeições, dormidas ou estadias completas. Podem ser tributados na esfera do colaborador, ou não, e pode haver lugar a tributação autónoma por parte das empresas.

Valor das ajudas de custo em 2023

As ajudas de custo decorrem de legislação aplicável ao setor público, o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, e as suas revisões, a última das quais pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro. Os valores em vigor em cada ano são atualizados anualmente por Portaria, mas têm-se mantido estáveis nos últimos anos.

Os valores são estipulados para o setor público, mas o setor privado usa-os como referência. Quer num setor, quer noutro, os valores definidos pelo Governo são os valores máximos isentos de imposto. Acima desses patamares, são tributadas.

Subsídio de transporte

No subsídio de transporte, os parâmetros a ter em conta podem ser o número de kms percorridos, o veículo utilizado e, quando usado o aluguer, o número de colaboradores que o utilizam.

Estes são os valores de referência e também os valores isentos de impostos. Acima destes patamares, os valores estão sujeitos a IRS e Segurança Social:

Subsídio de alimentação

O subsídio de alimentação é tributado acima de € 5,20 (quando pago em dinheiro) e de € 8,32 (quando pago em vale-refeição ou cartão).

Como todas as outras ajudas, este valor é aplicável ao setor público. No entanto, as empresas privadas pagam normalmente subsídio de refeição, ou por sua iniciativa, ou porque a regulamentação coletiva dos diversos setores o determina. Também no setor privado, acima daqueles patamares há tributação.

Uma questão que traz dúvidas é o pagamento simultâneo de ajudas de custo e subsídio de almoço. Na verdade, numa deslocação com ajudas de custo, deve ser suprimido o subsídio de almoço. Parece lógico. Até porque o provável é que, sendo ambas as ajudas declaradas, não sejam aceites fiscalmente, por duplicação.

Valor da diária em Portugal e no estrangeiro

Estes são os valores aplicáveis a estadias em Portugal (incluindo regiões autónomas) e no estrangeiro, os quais variam com o cargo ocupado:

Limites à isenção de IRS nas ajudas de custo em 2023

As ajudas de custo que não ultrapassem os valores acima apresentados estão isentas de IRS (e TSU). A parte da ajuda de custo que ultrapasse aqueles tetos, está sujeita não só a IRS, mas também a Segurança Social.

Por exemplo, num subsídio de almoço de € 9,00 pago em dinheiro, há lugar ao pagamento de IRS e TSU, sobre € 9,00 - € 5,20, ou seja, sobre € 3,80.

Quando há lugar a tributação autónoma para as empresas?

A empresa está sujeita a tributação autónoma (à taxa de 5%) sobre a componente isenta de IRS para o trabalhador, de ajudas de custo e deslocações em viatura própria, se as mesmas não forem faturadas, repercutidas sobre os clientes (n.º 9 do art.º 88.º do CIRC).

Ou seja, se tais ajudas de custo não forem faturadas aos clientes, a empresa está sujeita a tributação autónoma (5%) na "parte em que o trabalhador não paga IRS".

Exemplificando: se um trabalhador visita um cliente fora da sua região, e a ajuda de custo de referência é de € 50,20 (patamar isento de IRS), mas a empresa paga ao trabalhador € 60, sem faturar ao cliente, então:

• a empresa será tributada em 5% sobre os € 50,20 (sobre o valor isento para o colaborador);
• o trabalhador pagará IRS sobre o valor que excede o teto de isenção (€ 60,00 - € 50,20).

Deste modo, todo o valor é tributado, ainda que de formas diferentes.

Num outro exemplo: se a empresa pagar apenas os € 50,20, não há tributação para o colaborador. No entanto, se este valor não for faturado ao cliente, a empresa pagará igualmente 5% sobre os € 50,20.

Acresce que, quando a ajuda de custo é faturada ao cliente, deve vir expressamente mencionada como tal (ou que conste de documentos anexos à faturação).

Em resumo, a empresa está sujeita a tributação autónoma à taxa de 5% sobre os encargos suportados referentes a ajudas de custo e quilómetros:

• quando não faturar esses montantes aos clientes (no todo ou na parte em que não os fatura);
• sobre a parcela da ajuda de custo em que não há lugar a tributação de IRS na esfera do trabalhador.

As ajudas de custo são consideradas custo fiscal para as empresas?

Nos termos da alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º - A do CIRC, não são dedutíveis para efeitos fiscais, as ajudas de custo e os encargos com a deslocação em viatura própria do trabalhador, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa de controlo das deslocações. Exceto na parte em que o trabalhador é tributado em sede de IRS.

Ainda nos termos do mesmo artigo, os mapas justificativos (de controlo) devem conter:

• os locais;
• tempo de permanência;
• objetivo; e
• no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos.

Ou seja, daqui se deduz que (sempre para a parte isenta de IRS para o trabalhador):

• mesmo que a empresa não fature aos clientes estes encargos, desde que tenha um mapa de suporte, justificativo desses encargos, estes são considerados dedutíveis para efeitos fiscais;
• sempre que estas ajudas de custo sejam faturadas ao cliente (mesmo sem mapas de controlo), a empresa não está sujeita a tributação autónoma e a despesa é considerada custo fiscalmente aceite.

As ajudas de custo devem constar do recibo de vencimentos? E da declaração anual de rendimentos, para efeitos de IRS?

As ajudas de custo não são rendimento de trabalho dependente até aos valores de referência (limites legais apresentados nas tabelas acima). Os valores que excedam esses limites legais, são tributados em sede de IRS como rendimentos da categoria A.

Esses valores devem constar dos recibos de remuneração. É até conveniente, em nome da transparência. O que deve acautelar-se, sim, é que se faça a clara distinção, em cada mês em que haja esse tipo de encargos, dos montantes sujeitos a retenção na fonte de IRS (o valor que excede o limite legal) e os montantes não sujeitos a retenção na fonte (até ao limite legal).

A sub-alínea i) da alínea c) do n.º 1 do art.º 119.º do CIRS estabelece ainda, no que se refere à comunicação de remunerações à AT (Declaração Mensal de Remunerações, DMR), que:

• o modelo a entregar deve conter os rendimentos e respetivas retenções de imposto, as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social e subsistemas legais de saúde, bem como as quotizações sindicais;
• o modelo deve ser entregue até ao dia 10 do mês seguinte àquele em que são disponibilizados os rendimentos, caso se trate de rendimentos da categoria A, ainda que isentos ou não sujeitos a tributação.

O mesmo se aplica à declaração anual emitida pela entidade patronal e entregue ao seu colaborador, para efeitos de IRS. Deve indicar os rendimentos e a sua sujeição, ou não, a tributação em sede de IRS.

Fonte: economias.pt, 27/1/2023