Legislação Laboral: Conheça os Documentos Obrigatórios a ter nas Empresas

Saiba quais são os documentos obrigatórios que as empresas devem manter e ter disponíveis, de forma a garantir o cumprimento da legislação laboral e assegurar os direitos dos trabalhadores. Estes documentos têm como objetivo garantir que a empresa cumpre as condições mínimas de trabalho, segurança, saúde, salários, horários e outros direitos fundamentais dos trabalhadores.

Aqui fica uma lista dos principais documentos obrigatórios que as empresas devem ter:

Contrato de Trabalho

• Obrigatório: O contrato de trabalho deve ser celebrado por escrito para todos os trabalhadores com vínculo laboral subordinado (salvo para contratos de muito curta duração).
• Informações: O contrato deve incluir dados sobre a duração, função, remuneração, horário de trabalho, entre outras condições essenciais.
• A empresa deve manter uma cópia assinada de todos os contratos de trabalho.

Regulamento Interno

• Obrigatório em determinadas condições: As empresas com mais de 10 trabalhadores devem possuir um regulamento interno, o qual deve ser aprovado pela ACT.
• Conteúdo: O regulamento deve definir as normas de comportamento dos trabalhadores, regras de segurança e saúde, procedimentos disciplinares, horário de trabalho, férias, entre outros.

Mapas de Horário de Trabalho

• Obrigatório: A empresa deve ter um mapa de horários de trabalho de todos os seus trabalhadores (como mencionado anteriormente, o horário deve ser comunicado aos trabalhadores com pelo menos 7 dias de antecedência).
• Exceções: Em empresas com horários irregulares ou flexíveis, deve garantir-se que o trabalhador tenha acesso à informação atualizada sobre o seu horário de trabalho.

Fichas de Registo de Trabalho

• Obrigatório: A empresa deve manter registos diários de trabalho, indicando a hora de entrada, saída, intervalos e eventuais horas extraordinárias realizadas.
• Objetivo: Serve para controlar a conformidade com os limites da jornada de trabalho e para garantir o pagamento correto dos salários e horas extras.

Comprovativo de Remuneração

• Obrigatório: A empresa deve emitir recibos de vencimento ou outros tipos de comprovativos de pagamento (como comprovativos de salários).
• Dados obrigatórios: O recibo deve incluir o nome do trabalhador, o salário base, descontos (Segurança Social, IRS), prémios, horas extras, entre outros.
• Frequência: Os recibos devem ser fornecidos mensalmente.

Livro de Registo de Acidentes de Trabalho

• Obrigatório: A empresa deve manter um livro para registar os acidentes de trabalho que ocorram, incluindo aqueles que envolvam lesões, incapacidades ou situações que exijam assistência médica.
• Função: Serve para monitorizar e verificar se a empresa está a cumprir as suas obrigações em matéria de segurança e saúde no trabalho.

Registo de Formações

Obrigatório: A empresa deve registar todas as formações no trabalho oferecidas aos trabalhadores.

• Conteúdo: O registo deve conter informações sobre o tipo de formação, os temas abordados, a data, os trabalhadores formados e os documentos de avaliação da formação.

Avaliação de Riscos

• Obrigatório: A empresa deve possuir um Plano de Prevenção de Riscos Laborais, que deve ser atualizado regularmente. Este plano deve ser elaborado com base numa análise de riscos realizada nas instalações da empresa.
• Documentos necessários:
• Relatório de avaliação de riscos.
• Medidas preventivas.
• Ações corretivas para eliminar ou minimizar os riscos.

Certificados de Saúde Ocupacional

• Obrigatório: A empresa deve garantir que todos os trabalhadores que necessitem de exames médicos periódicos (por exemplo, trabalhadores que lidam com substâncias perigosas ou que desempenham funções de risco) sejam avaliados pela medicina no trabalho.
• Certificados: A empresa deve manter registos dos exames médicos realizados, atestados de aptidão ou de incapacidade temporária.

Livro de Reclamações

• Obrigatório: As empresas devem disponibilizar um livro de reclamações tanto para os trabalhadores como para os clientes, conforme exige a legislação.
• Localização: O livro de reclamações deve estar em local visível e acessível a todos os trabalhadores.

Comprovativo de Inscrição na Segurança Social

• Obrigatório: A empresa deve ter registo de todas as contribuições feitas para a Segurança Social, tanto as da parte da empresa como dos trabalhadores.
• Documentação: Isso inclui os comprovativos de pagamento das contribuições e a inscrição de novos trabalhadores.

Comprovativo de Pagamento de IRS e IVA

• Obrigatório: A empresa deve manter os comprovativos de pagamento dos impostos sobre os rendimentos (IRS) dos trabalhadores e do IVA (quando aplicável), bem como as declarações fiscais.
• Declarações: A empresa deve guardar as declarações periódicas de IRS e IVA, que comprovam o cumprimento das obrigações fiscais.

Cartazes Informativos

• Obrigatório: A empresa deve afixar nas suas instalações cartazes informativos sobre os direitos dos trabalhadores, como:
• Direitos a férias, descansos, subsídios, etc.
• Normas de segurança e saúde no trabalho.
• Informações sobre a Autoridade para as Condições de Trabalho (ACT).
• Localização: Estes cartazes devem estar visíveis a todos os trabalhadores, em locais de grande circulação.

Livro de Registos de Faltas

• Obrigatório: A empresa deve manter registos das faltas dos trabalhadores, seja por doença, acidente ou outras justificativas.
• Importância: Serve para garantir o cumprimento das leis relacionadas com a proteção dos trabalhadores e a compensação de faltas justificadas.

Livro de Ponto

O livro de ponto é um registo oficial, no qual são anotadas as horas de entrada, saída e intervalos de todos os trabalhadores da empresa. Este registo serve para garantir que a empresa está a cumprir as normas de jornada de trabalho definidas pela lei e para controlar o cumprimento das horas extraordinárias.

Obrigatoriedade do Livro de Ponto

Quem deve ter?

• • Todas as empresas devem registar as horas de trabalho dos seus colaboradores, independentemente do número de trabalhadores.
  • Este registo pode ser feito em livros de ponto tradicionais (manuais) ou em sistemas eletrónicos.

Obrigação Legal:

• • A legislação  obriga que as empresas mantenham registos diários de trabalho dos colaboradores.
  • Este registo deve ser mantido por um período mínimo de 5 anos, para o caso de uma fiscalização pela ACT.

Exemplo de Registo no Livro de Ponto:

Principais Regras sobre o Livro de Ponto:

• Frequência de Registo: O livro de ponto deve ser preenchido diariamente com as horas de entrada e saída de todos os trabalhadores.
• Faltas e Atrasos: Quando o trabalhador falta ou chega atrasado, deve ser registado.
• Horas Extras: Se o trabalhador fizer horas extras, estas devem ser registadas e pagas conforme a legislação.
• Conformidade com o Código de Trabalho: O livro de ponto deve cumprir as regras estabelecidas no Código de Trabalho, em relação aos limites diários e semanais de trabalho.

Exceções:

No caso de empresas com horários irregulares, como turnos rotativos ou horários flexíveis, a ACT pode permitir registos em sistemas eletrónicos de controlo de ponto, como cartões de ponto, biometria, ou softwares de registo de jornada.

Consequências da Falta de Registo:

A não manutenção do livro de ponto ou a falta de registo adequado das horas de trabalho pode resultar em multa para a empresa, além de prejudicar o trabalhador no que se refere ao pagamento de horas extras ou cumprimento das condições laborais.

Seguro de Acidentes de Trabalho

Obrigação de Seguro de Acidentes de Trabalho:

• • Legislação: De acordo com o Código do Trabalho e a legislação sobre Segurança Social, todas as empresas são obrigadas a contratar um seguro de acidentes de trabalho para os seus trabalhadores.
  • Este seguro é obrigatório para todos os trabalhadores, seja qual for o seu contrato de trabalho (efetivo, temporário, a termo certo, etc.).
  • A responsabilidade pelo pagamento do seguro de acidentes de trabalho recai sobre o empregador, que deve garantir a cobertura de todos os seus trabalhadores, sejam ou não expostos a riscos específicos.

Mapa de Quadro de Pessoal 

O Mapa de Quadro de Pessoal é um documento obrigatório que as empresas devem manter, de acordo com a legislação laboral, e está relacionado com a organização da força de trabalho na empresa.

O que é o Mapa de Quadro de Pessoal?

O Mapa de Quadro de Pessoal é um registo que contém informações detalhadas sobre os trabalhadores da empresa, incluindo o número de trabalhadores por categoria ou função, a sua distribuição pelas várias áreas da empresa, e a descrição de cada posto de trabalho.

Este documento tem como objetivo ajudar a organizar e planear a estrutura da empresa, bem como garantir que a empresa cumpra com as exigências legais a nível do número de trabalhadores e condições de trabalho.

Exigências Legais Relacionadas ao Mapa de Quadro de Pessoal:

1. Obrigatoriedade:
• O Mapa de Quadro de Pessoal é exigido para empresas com 10 ou mais trabalhadores.
• A obrigatoriedade de manter o Mapa de Quadro de Pessoal também se aplica a entidades públicas e privadas que mantenham uma organização formal do seu pessoal.
2. Conteúdo do Mapa de Quadro de Pessoal:
   O Mapa de Quadro de Pessoal deve incluir as seguintes informações:
• Identificação da empresa: Nome, NIF e número de identificação da empresa.
• Funções e Categorias: O número de trabalhadores por função ou categoria profissional (por exemplo, administrativos, operários, técnicos, etc.).
• Descrição de Funções: Para cada função ou categoria, deve ser descrito o tipo de trabalho realizado, as responsabilidades e requisitos necessários.
• Número de postos de trabalho: O número total de postos de trabalho existentes na empresa, divididos por categorias e funções.
• Vagas em aberto: Se houver postos de trabalho disponíveis, estes também devem ser incluídos no Mapa de Quadro de Pessoal.
• Dados do trabalhador: Em alguns casos, o mapa pode incluir o nome e a posição de cada trabalhador dentro da organização.

As empresas devem ter todos os documentos organizados e disponíveis para consulta, caso haja uma fiscalização. A ausência de algum destes documentos pode resultar em penalidades ou multas. Além disso, as empresas devem assegurar-se de que as informações estão sempre atualizadas, principalmente em relação a alterações nas condições de trabalho, salários ou modificações contratuais.