Ajudas de Custo: Quem Tem Direito, Quais os Valores e Como São Tributadas?

O que são ajudas de custo?

As ajudas de custo são valores pagos aos trabalhadores que realizam deslocações em nome da entidade empregadora, seja em território nacional ou no estrangeiro. O objetivo é compensar as despesas adicionais com alimentação, alojamento e transporte relacionadas com essas deslocações profissionais.

Estes montantes podem ser adiantados pelo empregador antes da viagem ou reembolsados após a apresentação de comprovativos. O prazo para pagamento é, por norma, de 30 dias após a entrega da documentação por parte do trabalhador.

Nota importante: Quando há pagamento antecipado das ajudas de custo, este deve ser feito até 30 dias antes da deslocação. Após o regresso, o trabalhador tem 10 dias para entregar os respetivos comprovativos.

Quais são os critérios legais?

De acordo com o Decreto-Lei n.º 106/98, que regula a função pública, o direito a ajudas de custo aplica-se em dois tipos de deslocações:

• Deslocações sucessivas: com duração superior a 24 horas e realizadas a mais de 50 km do local habitual de trabalho;
• Deslocações diárias: realizadas num único dia, mas a uma distância superior a 20 km.

O Decreto-Lei n.º 1/2025 veio atualizar os valores de referência para o setor público. Apesar de a lei se aplicar à Administração Pública, muitas empresas privadas utilizam os mesmos valores como orientação, nomeadamente porque estes determinam os limites de isenção fiscal.

Valores das ajudas de custo em vigor (2025)

Ajudas de custo diárias por categoria profissional

Tabela de ajudas por quilómetro percorrido

Percentagens aplicáveis por horário

Deslocações sucessivas:

Deslocações diárias:

Quando não existe transporte público que permita o regresso ao domicílio até às 22h, o trabalhador tem direito ao reembolso de despesas de alojamento, mesmo que a deslocação não se prolongue por mais de um dia.

Diferença entre ajudas de custo e complementos salariais

As ajudas de custo são pontuais e aplicáveis a deslocações concretas. Por outro lado, os complementos salariais são regulares e fazem parte da retribuição, como:

• Subsídio de alimentação
• Diuturnidades
• Subsídio por isenção de horário
• Prémios ou gratificações

Os complementos estão sujeitos a IRS e Segurança Social, enquanto as ajudas de custo podem estar isentas — dependendo dos valores envolvidos.

Tributação: IRS e IRC

No IRS (trabalhador)

As ajudas de custo estão isentas de IRS até ao limite legal. Se forem ultrapassados os valores definidos para a função pública, o excedente é tributável.

Exemplo:
Se um trabalhador recebe 70€ numa deslocação, mas o teto de isenção é 53,60€, os 16,40€ excedentes serão tributados em IRS.

No IRC (empresa)

Segundo o artigo 88.º do CIRC, há lugar a tributação autónoma de 5% sobre ajudas de custo não faturadas a clientes — mas apenas na parte que excede os limites de isenção do IRS.

Mapas e documentação obrigatória

Para que as despesas possam ser aceites fiscalmente:

• A empresa deve apresentar um mapa itinerário, com:
• Locais visitados
• Duração da deslocação
• Finalidade da viagem

Se for usada viatura própria, o mapa deve indicar:

• Matrícula e proprietário
• Quilómetros percorridos

Considerações finais

Embora as ajudas de custo sejam mais frequentemente discutidas no contexto da função pública, são uma prática comum no setor privado, que as pode adaptar às suas próprias políticas. É essencial cumprir os limites legais para garantir isenção fiscal e assegurar a aceitação contabilística das despesas.

Se pretende implementar ou rever a política de ajudas de custo na sua empresa, certifique-se de que está alinhada com os valores legais de referência e de que mantém documentação adequada para fins fiscais.