Quem está obrigado a comunicar à AT os elementos dos documentos emitidos?
As pessoas, singulares ou coletivas, que se encontrem sujeitas às regras de emissão de faturação em território português nos termos do artigo 35.º - A do Código do IVA e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA.
Qual o prazo legal para a comunicação dos elementos dos documentos emitidos?
Os documentos emitidos a partir de 01 de janeiro de 2023, deverão ser comunicadas à AT até ao dia 05 do mês seguinte.
Quais as vias previstas para proceder à comunicação dos elementos dos documentos à AT?
Os elementos dos documentos podem ser comunicados à AT por uma das seguintes formas:
- Transmissão eletrónica de dados em tempo real (webservice);
- Comunicação no Portal das Finanças ou por linha de comandos do ficheiro multidocumento (Ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T, criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março);
- Por inserção direta no Portal das Finanças.
Quais são os elementos dos documentos de comunicação obrigatória à AT?
Os agentes económicos estão obrigados a comunicar à AT os elementos que se encontram previstos no n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto:
- Número de identificação fiscal do emitente;
- Número da fatura ou do documento;
- Data de emissão;
- Tipo de documento;
- Número de identificação fiscal do adquirente que seja sujeito passivo de IVA, quando tenha sido inserido no ato de emissão;
- Número de identificação fiscal do adquirente que não seja sujeito passivo de IVA, quando este solicite a sua inserção no ato de emissão;
- Valor tributável da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável;
- Montante de IVA ou Imposto de Selo liquidado;
- A menção “IVA – regime de caixa”, se aplicável;
- O número do certificado do programa que os emitiu;
- Identificação do documento de origem;
- Identificação do documento retificado;
- Identificação do país ou região do imposto;
- Código único de documento.
Emiti faturas sem ATCUD. É possível comunicar estas faturas no sistema e-Fatura?
Sim, as faturas devem ser comunicadas ao sistema e-Fatura, conforme foram emitidas.
As Faturas ou Faturas-Recibo emitidas no Portal das Finanças (Recibos Verdes Eletrónicos), devem ser comunicadas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), nos termos do art.º 3.º do Dec. Lei n.º 198/2012 de 24 de agosto?
Não.
A AT já dispõe dessa informação aquando da sua emissão.
Estou obrigado a comunicar todos os recibos que emito?
A obrigação de comunicação à AT dos elementos dos documentos emitidos aplica-se aos recibos comprovativos de pagamento emitidos por sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA de caixa, ou emitidos a estes sujeitos passivos, quando estes os solicitem.
Os recibos de renda de imóveis estão abrangidos pela obrigação de comunicação à AT, nos termos do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto?
Os recibos de renda de imóveis não estão abrangidos pela obrigação prevista na lei.
Existe obrigação de comunicação dos elementos respeitantes às “faturas proforma”?
Sim.
As faturas proforma são documentos de conferência e devem ser comunicados à AT.
De acordo com o nº1, do art. 3º, do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, devem ser comunicados, por transmissão eletrónica de dados, os elementos dos documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços.
Tenho faturas e outros documentos com relevância fiscal para comunicar durante o mês de agosto, nos termos do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto. Até quando o poderei fazer?
As comunicações previstas no Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, cujo prazo termine durante o mês de agosto, mantêm o prazo previsto naquele diploma, embora possam ser efetuadas, sem quaisquer acréscimos ou penalidades, até ao último dia daquele mês, independentemente de ser dia útil ou não.
Quando uma fatura é corrigida através de um documento retificativo da fatura, como se procede à sua comunicação?
A comunicação dos elementos constantes nos documentos retificativos de faturas é obrigatória e deve ser efetuada pela via que o Sujeito Passivo já utiliza para comunicar os elementos das faturas emitidas.
Qual é a versão da estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT) que deve utilizar para comunicar os elementos das faturas?
Para as faturas emitidas, a partir de 1 de julho de 2017, o ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT) deve observar o formato constante do anexo à Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, correspondente à versão 1.04_01, não sendo possível o envio de ficheiro em versões anteriores à legalmente exigida.
Não comunicou a totalidade dos documentos que emitiu num determinado período. Uma vez que comunica por ficheiro multidocumento (Ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T), o que deve fazer para comunicar os restantes documentos?
Através da consulta dos documentos comunicados no Portal das Finanças > e-Fatura > "FATURAÇÃO" > "EMITENTE" > "Consultar Documentos", pode verificar se a informação comunicada está de acordo com os documentos emitidos.
Confirmando-se a falta de comunicação de documentos, não é necessária a eliminação do ficheiro anteriormente comunicado. Será suficiente enviar novamente um ficheiro que contenha a totalidade dos documentos do período, onde estejam incluídos os documentos em falta.
A entrega de mais do que um ficheiro relativo aos mesmos documentos (totalmente igual a outro já entregue, ou que contenha alguns documentos já comunicados anteriormente) não gera documentos em duplicado no sistema e-Fatura.
Quando os ficheiros são processados, se um documento já constar da base de dados, ele é considerado como duplicado, não sendo novamente recolhido. Os documentos que alterem o estado ou não fizeram parte das submissões anteriores serão recolhidos.
O que devo fazer quando houve alteração do estado de documento(s) para anulado, anteriormente comunicado à AT?
É possível comunicar documentos que, após comunicação, passaram para o estado anulado (A). Para o efeito, a via de comunicação a usar será a mesma que foi inicialmente usada.
Perdi a informação relativa à minha faturação. O que poderei fazer?
Os sujeitos passivos de IVA estão obrigados à conservação dos livros, registos e documentos de suporte, nos termos do artigo 52.º do CIVA. Caso disponha dos duplicados em suporte de papel e utilize um programa certificado, poderá proceder à recuperação dos documentos para o programa informático, seguindo-se as instruções previstas no ponto 2.5 do Despacho n.º 8632/2014 de 3 de julho, podendo depois ser exportado o ficheiro com os dados a comunicar.
Nos termos do art. 27º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, devendo os originais e as cópias de segurança serem armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
É assim aconselhável implementar uma política de cópias de segurança de periodicidade obrigatória de forma a minimizar o volume de dados a recuperar e/ou a manutenção de duas ou mais base de dados em paralelo de forma que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação.
Como é que o emitente cria um subutilizador? E qual o perfil a selecionar?
No Portal das Finanças, está disponível uma funcionalidade para este efeito:
Serviços Tributários > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Gestão de utilizadores > Criar Novo Utilizador, que permite, após autenticação, criar um perfil de "subutilizador".
Para a comunicação dos elementos das faturas por um subutilizador, o emitente deverá atribuir-lhe o perfil WFA - Comunicação de dados de faturas, fornecendo o nº de "subutilizador" e a respetiva senha de acesso.
Ao ser atribuído um perfil de subutilizador, o acesso é dado à área do e-Fatura e não ao tipo de operação que pode efetuar, permitindo a comunicação e consulta de documentos.
Esta funcionalidade permite aos sujeitos passivos organizar a distribuição interna dos acessos ao Portal das Finanças.
A responsabilidade de qualquer operação por parte de um subutilizador é sempre do sujeito passivo.
Sendo o adquirente trabalhador independente e/ou empresário em nome individual, como é que se comunica à AT que a despesa é para uso pessoal ou para a sua atividade?
Tratando-se de um documento emitido a trabalhador independente e/ou empresário em nome individual, devem estes sujeitos passivos, identificar as despesas e encargos relacionados (total ou parcialmente) com a sua atividade empresarial ou profissional.
Quando o documento é referente a uma despesa pessoal, o adquirente deve indicar que as despesas "NÃO" são efetuadas no âmbito da atividade profissional.
Pescado entregue na lota - Quando os pescadores entregam o pescado na lota e esta emite a fatura, quem deve comunicar os elementos obrigatórios à AT?
A lota tem a obrigação de comunicar os elementos à AT.
Quais os códigos de Atividades Económicas correspondentes à Secção I, Alojamento, restauração e similares prevista no artigo 3.º n.º 5 do DL 198/2012 de 24 de agosto, para efeitos de comunicação e de benefício fiscal?
Os códigos são:
55 - ALOJAMENTO (não está incluído o aluguer prolongado de habitações - código 68200)
551 - Estabelecimentos Hoteleiros
5511 - Estabelecimentos Hoteleiros com Restaurante
55111 - Hotéis com Restaurante
55112 - Pensões com Restaurante
55113 - Estalagens com Restaurante
55114 - Pousadas com Restaurante
55115 - Móteis com Restaurante
55116 - Hotéis-Apartamentos com Restaurante
55117 - Aldeamentos Turísticos com Restaurante
55118 - Apartamentos Turísticos com Restaurante
55119 - Outros Estabelecimentos Hoteleiros com Restaurante
5512 - Estabelecimentos Hoteleiros sem Restaurante
55121 - Hotéis sem Restaurante
55122 - Pensões sem Restaurante
55123 - Apartamentos Turísticos sem Restaurante
55124 - Outros Estabelecimentos Hoteleiros sem Restaurante
552 - Residências para Férias e outros Alojamentos, de curta duração
55201 - Alojamento Mobilado para Turistas (compreende o alojamento não permanente, que inclui moradias turísticas)
55202 - Turismo no Espaço Rural
55203 - Colónias e Campos de Férias
55204 - Outros locais de Alojamento de Curta Duração
553 - Parques de Campismo e de Caravanismo (compreende as atividades destinadas a colocar à disposição do campista, caravanista, a título oneroso, locais reconhecidos administrativamente, munidos de instalações sanitárias. Inclui locais de acampamento temporário para tendas ou sacos-cama)
559 - Outros locais de Alojamento (compreende as atividades de outros meios de alojamento não incluídos nas posições anteriores como o alojamento em meios móveis, lares para estudantes, dormitórios de escolas, residências universitárias, centros de conferência com possibilidade de alojamento e alimentação, etc.).
56 - RESTAURAÇÃO E SIMILARES
561 - Restaurantes (onde se incluem as atividades de restauração em meios móveis)
Não estão incluídos neste CAE:
- Confeção de refeições que não são para consumo imediato (10);
- Comércio de alimentos e de bebidas por máquinas automáticas (47990);
- Atividades dos restaurantes em associação com o fornecimento de alojamento (551);
- Comércio de refeições confecionados por terceiros, que não são para consumo imediato (Secção G).
- 56101 - Restaurantes tipo tradicional (onde se incluem as marisqueiras, restaurantes vegetarianos, macrobióticos e representativos de países estrangeiros)
56102 - Restaurantes com lugares ao balcão
56103 - Restaurantes sem serviço de mesa
56104 - Restaurantes típicos
56105 - Restaurantes com espaço de dança
56107 - Restaurantes (não especificados, como por exemplo, casas de pasto, venda de alimentação em meios móveis, casas de gelados)
Não inclui:
- Alojamento em carruagens-cama e alimentação associadas à atividade de transporte (49100);
- Atividades desta subclasse em associação com o fornecimento de alojamento (551);
- Alojamento independente em meios móveis (55900);
- Fornecimento de refeições ao domicílio (562).
- 562 - Fornecimento de refeições para eventos e outras atividades de serviço de refeições.
5621 - Fornecimento de refeições para eventos
Não inclui:
- Fabricação de produtos alimentares perecíveis para revenda (10893);
- Comércio a retalho de produtos alimentares perecíveis (47);
- Fornecimento de refeições com base num contrato (56290).
- 5629 - Outras atividades de serviço de refeições (onde se incluem, nomeadamente, cantinas de empresas, de estabelecimentos públicos e escolares, e messes militares)
563 - Estabelecimentos de Bebidas (onde se incluem cafés; cervejarias; bares, tabernas, esplanadas, casas de chá e pastelarias).
Não inclui:
- Comércio de alimentos e bebidas por máquinas automáticas (47990);
- Alimentação e bebidas em carruagem associadas à atividade de transporte (49100);
- Atividades dos bares em associação com o fornecimento de alojamento (551).
- 56301 - Cafés
56302 - Bares
56303 - Pastelarias e casas de chá
56304 - Outros estabelecimentos de bebidas sem espetáculo (onde se incluem as tabernas, cervejarias, postos/quiosques de bebidas, roulotes, etc.).
Não inclui:
- Comércio de bebidas por máquinas automáticas (47990);
- Comércio ambulante de bebidas (47990).
- 56305 - Estabelecimentos de bebidas com espaço de dança (onde se incluem boites; night-clubs; cabarés; discotecas e dancings, com serviço de bebidas)
Não inclui:
- Salas de baile (93294).
Fonte: Portal das Finanças
